Política de tratamiento de datos personales

SECCIÓN I - DISPOSICIONES GENERALES

 

  1. PRESENTACIÓN

La sociedad LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. identificada con NIT 811.012.875, sus vinculadas o asociadas, (en adelante LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.), en cumplimiento de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales, y demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan, mediante la presente política, adoptan los lineamientos y procedimientos que rigen la recolección, tratamiento, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación, supresión, y demás actividades relacionadas con el manejo de Datos Personales de los clientes y demás Titulares. 

Teniendo en cuenta que en el desarrollo de su objeto social la sociedad LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., identificada con NIT 811.012.875, realiza el tratamiento de datos personales de sus trabajadores, clientes y proveedores, se coloca a disposición de las personas objeto de dicho tratamiento la presente política de tratamiento de datos que tiene como finalidad garantizar el derecho fundamental al HABEAS DATA y realizar todo el tratamiento de datos de conformidad con la normatividad vigente y de acuerdo con los lineamientos y directrices dados por la Superintendencia de Industria y Comercio.  

Esta política hace parte de los contratos de trabajo de las personas delegadas como responsables por LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., y de las que sean partícipes en el tratamiento de datos personales.


  1. LEGISLACIÓN APLICABLE

Este manual fue elaborado de acuerdo con lo estipulado en las siguientes normas:

  1. Articulo 15 y 20 de la Constitución Política. 

  2. Ley 1581 de 2012. 

  3. Decreto 1377 de 2013. 

  4. Decreto 886 de 2014.

  5. Decreto 1081 de 2015 (El cual deroga parcialmente el Decreto Reglamentario 1377 de 2013).

  6. Decreto Reglamentario Único 1074 del 2015. (capítulo 25 reglamenta parcialmente la ley 1581 del 2012).


  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las disposiciones contenidas en esta Norma se aplicarán y someterán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., bien sea en calidad de responsable y/o como Encargado del tratamiento.

Todos los servicios que presta LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. y que involucren el tratamiento de datos de carácter personal deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma y adecuar los procesos internos para hacer efectivo el cumplimiento de esta.


  1. DEFINICIONES

Para efecto de lo establecido en el presente manual y de acuerdo con lo estipulado en los artículos 3 de la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, se entienden por: 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

  5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

  6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 

  8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

  9. Sistemas de video vigilancia o Cámaras de Seguridad: mecanismos que tienen por finalidad garantizar la seguridad de bienes y personas, mediante el monitoreo y la observación de actividades en escenarios empresariales y laborales. 

  10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

  11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

  12. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  13. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.


  1. PRINCIPIOS

De acuerdo con lo consagrado en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, los siguientes principios serán el marco de referencia para la interpretación y aplicación de lo dispuesto en el presente manual para el tratamiento de los datos personales:  


  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.   

  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012, de las normas complementarias y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. 

  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley 1582 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.


  1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS:

LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. 

NIT 811.012.875 -1

Dirección Domicilio: Calle 14 Sur 51C-17, Medellín, Antioquia.

Líneas de atención al cliente: en la ciudad de Medellín al teléfono (604) 322 20 06

Página web: www.mariasalome.com 

 

  1. DESTINATARIOS

La presente Norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

  1. Accionistas de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.

  2. Miembros de la Junta Directiva. 

  3. Representantes legales, administradores y cargos gerenciales. 

  4. Personal interno de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., especialmente aquel que custodie y/o trate bases de datos de carácter personal. 

  5. Contratistas, proveedores y toda persona natural o jurídica que preste sus servicios a LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.  bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. El alcance de esta norma interna a este grupo de interés se hará efectivo mediante cláusulas contractuales o acuerdos de confidencialidad. 

  6. Aliados y aquellas otras personas con las cuales exista una relación de orden estatutario, contractual, legal, entre otras. 

  7. Personas públicas y privadas en condición de responsables y/o Usuarios de los datos personales. 

  8. Las demás personas que establezca la ley o que contractualmente estén autorizadas. 



  1. OBJETO

El objeto del presente manual es cumplir con lo dispuesto por el literal K del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 y el artículo 13 del decreto 1377 de 2013, dándole publicidad a las políticas y procedimiento del tratamiento de los datos personales que son almacenados en bases de datos por parte de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., para garantizar el derecho fundamental al HABEAS DATA.


  1. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de los datos personales.

Esta política se aplica siempre y cuando LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S, proceda con el tratamiento de datos personales, lo que incluye, entre otros, los actos de recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, y/o transferencia, no tiene aplicación en los siguientes casos que la ley establece: 

  1. Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. 

  2.  Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo, y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

  3. Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia. 

  4. Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.

  5. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.

  6. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993, en relación con realización de los censos de población y vivienda en todo el territorio nacional.


SECCIÓN II - DE LA AUTORIZACIÓN


  1. AUTORIZACIÓN: 

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos que realice LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., como responsable del tratamiento de estos se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. 

Cuando se requiera autorización del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.:

  1. Informará al Titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá en forma previa su consentimiento expreso e informado.

  2. La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los Datos Personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.

  3. La autorización podrá darse conforme lo establece la ley, a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

  4. Implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los Titulares la información de sus Datos Personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se dará a los mismos.


  1. FORMA Y MECANISMO PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. 

La autorización será emitida por LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales. 

De igual manera, y teniendo en cuenta, que las relaciones que tiene LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., con los titulares, es a través de contratos, adicionalmente contendrán dentro de los mismos, la autorización para el tratamiento de datos personales y su alcance.  



  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

El tratamiento de los datos sensibles se realizará de manera restrictiva por parte de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., y limitados a las excepciones de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012, ante lo cual en las autorizaciones: 

  1. Se informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

  2. Se informará al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 


  1. SISTEMAS DE VIDEO VIGILANCIA 

Las actividades como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior son consideradas como tratamiento de datos personales, por tal motivo, LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., informará a los titulares de los datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia y obtendrá la autorización de aquellos que las circunstancias lo permitan.

En aquellos casos, en que las circunstancias no permitan obtener la autorización expresa y escrita del titular de los datos personales, LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., utilizará señales o avisos distintivos de las zonas de video vigilancia, especialmente en las zonas de ingresos.  Las señales o avisos mencionados deben cumplir con el contenido mínimo de un aviso de privacidad, establecido en el numeral 3.2 del presente manual.

Los sistemas de video vigilancia no podrán ser colocados en lugares donde se puede afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas. 

Los sistemas de vigilancia se encontrarán ubicados en las zonas comunes de las instalaciones de la empresa, el cuál consta de dispositivos de grabación de video que graban de forma permanente la actividad en las zonas comunes. Estas grabaciones se utilizan para las siguientes finalidades: 

  1. Para presentarlas como prueba en procesos judiciales, arbitrales, de amigables componedores o en audiencias de conciliación, en los cuales, el titular sea parte. 

  2. Para fines probatorios, cuando las autoridades judiciales las requieran.  

  3. Para fines probatorios en los procesos, actuaciones o investigaciones administrativas, iniciadas por cualquier autoridad estatal. 

  4. Para resolver controversias o asuntos que se encuentren en conocimiento de alguna entidad del Estado que ejerza funciones de inspección, vigilancia o control. 

  5. Para monitorear la seguridad de las instalaciones de la empresa. 


  1. TRATAMIENTO DE DATOS A MENORES DE EDAD

En atención a la protección especial que se debe dar a los Datos Personales de los menores de edad, LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., solo podrá realizar tratamiento a los datos recolectados previa autorización de su representante legal y siempre que no se vulnere o se ponga en peligro alguno de sus derechos fundamentales, se busca la protección de sus intereses y su desarrollo armónico integral. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de los menores sean ejercidos por un tercero, LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.


  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

El tratamiento que realizará LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y en virtud de su condición de sociedad, con las siguientes finalidades para el cumplimiento del objeto social:

  1. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S, con la finalidad de desarrollar su objeto social establecido en los estatutos.

  2. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales, cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales, y cumplir con sus compromisos contractuales contraídos.

  3. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las sociedades, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier requerimiento de las entidades de control o las autoridades locales.

  4. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.

  5. Soportar procesos de auditoría externa e interna.

  6. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

  7. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.

  8. En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores; que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

  9. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la entidad en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información. 

  10. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer productos y servicios. 

  11. Suministrar información de contacto a nuestras redes de distribución, telemarketing, telemercadeo, mercadotecnia para la investigación de mercados y cualquier tercero con el cual LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo para la ejecución de estas.

  12. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos)

  13. Contactar al titular a través de medios electrónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales.

  14. Contactar al titular al titular a través de medios electrónicos, mensajes de texto o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización, lealtad comercial o mejora de los servicios prestados o productos ofrecidos por parte de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.

  15. Contactar al titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en consideración a las obligaciones contraídas entre el titular y LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.

  16. Ofrecer programas de bienestar comercial y planificar actividades para el titular y sus beneficiarios.

  17. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los que LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual, siempre y cuando se respete los derechos constitucionales conferidos a los titulares de la información. 

  18. Suministrar información a terceros con los cuales LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado

  19. Para la consulta de información en las listas por parte de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.  o cualquier empresa asignada por este, para que verifique, solicite y/o consulte ante los Organismos de Seguridad del Estado y otras listas restrictivas, toda la información referente a los antecedentes judiciales tanto a nivel nacional como internacional para dar cumplimiento de las disposiciones nacionales y políticas internas asociadas a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

  20. Para la consulta y reporte de la información destinada a los fines estadísticos, comerciales y de control de riesgo, tales como (i) personal, como la que administra la Registraduría Nacional del estado Civil, relativa al registro civil; (ii) Financiera y Crediticia, tales como CIFIN y DATACREDITO, etc. Esta facultad conlleva el reporte, del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contratados y (iii) en general a aquellos archivos de información pública y privada

  21. Para los demás objetivos asociados a las actividades propias del objeto social de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.

  22. Recolección y tratamiento de datos personales para la consecución de actividades de comercio electrónico.


  1. RESPECTO DE CLIENTES Y POTENCIALES CLIENTES

  2. Comercialización de productos y servicios de la empresa. 

  3. Información de ofertas, promociones, contenidos y demás actividades afines e inherentes al desarrollo del objeto social de la empresa. 

  4. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s). 

  5. Para trámites de facturación, envío de estados de cuentas, cartas de cobro, contratos y todo tipo de documentos legales en torno al negocio objeto de contrato. 

  6. Gestionar trámites (Solicitudes, quejas, reclamos) a través de medios físicos, telefónicos y/o electrónicos.

  7. Para realizar una evaluación permanente de los procesos y de la calidad del servicio. 

  8. Mejorar, promocionar y desarrollar las líneas de negocios de la empresa.

  9. Para actualización y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual. 

  10. para realizar encuestas, estudios y/o investigación de mercados, envío de noticias, avances de obra de los proyectos, desarrollo de campañas de fidelización o mejora de servicio, entrega de bonos, información de campañas de premios. 

  11. Gestionar trámites (Solicitudes, quejas, reclamos) a través de medios físicos, telefónicos y/o electrónicos.

  12. Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir con mandatos judiciales o legales. 

  13. Determinar las obligaciones adeudadas y ejercer las gestiones tendientes para su pago.

  14. Consultar su información financiera e historia crediticia en las centrales de riesgo. 

  15. Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código penal colombiano.

  16. Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones), para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo.

  17. Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales. 


  1. RESPECTO DE PROVEEDORES Y POTENCIALES PROVEEDORES

  1. Realizar procesos de convocatoria, selección, vinculación y evaluación de desempeño de proveedores y contratistas para el abastecimiento de bienes y/o servicios requeridos por LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S. 

  2. Atender solicitudes de presupuestos, y evaluación de cotizaciones. 

  3. Alimentar nuestro sistema de administración de proveedores.

  4. Para actualización y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual. 

  5. Celebrar contratos y otros actos jurídicos necesarios para la relación comercial. 

  6. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros proveedores. 

  7. Hacer seguimiento a las inquietudes, sugerencias e inconformidades de nuestros proveedores y facilitar mecanismos para solucionarlas.

  8. Informar sobre cambios o nuevos requerimientos en los productos o servicios que estén relacionados en los contratados por ambas partes. 

  9. Contactar a los Titulares a través de medios físicos, telefónicos y/o electrónicos para fines publicitarios y estudios de costos de producción a través del área de operaciones LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S., y/o proveedores con los cuales tenga relación contractual para el desarrollo y ejecución de actividades de ese tipo.

  10. Realizar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S. y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de ésta. 

  11. Utilizar los datos personales del proveedor, contratista y/o sus trabajadores con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura física de LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S. y/o proveedores con los cuales tenga relación contractual para el desarrollo y ejecución de actividades de ese tipo. 

  12. Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir con mandatos judiciales o legales. 

  13. Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código penal colombiano.

  14. Utilizar los datos personales del proveedor, contratista y/o sus trabajadores con el fin de realizar análisis y controles de productividad por parte de LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S., y/o proveedores con los cuales tenga relación contractual para el desarrollo y ejecución de actividades de ese tipo. 

  15. Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales.


  1. RESPECTO DE CANDIDATOS, TRABAJADORES DIRECTO, APRENDICES Y PRACTICANTES: 

  2. Desarrollar procesos de reclutamiento, evaluación y selección de personal para las vacantes vigentes, a través del área de gestión humana, y/o proveedores con el cual tenga un vínculo contractual para el desarrollo y ejecución de estos procesos.

  3. Validar la información de acuerdo con lo consignado en la hoja de vida presentada y en la entrevista de trabajo. 

  4. Para el tratamiento y protección de datos de contacto (dirección de domicilio, direcciones de correo electrónico, redes sociales, y números telefónicos).

  5. Para solicitar y recibir de las instituciones de educación secundaria, superior y de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado mi información personal, académica, laboral, y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos. 

  6. Recolectar datos sensibles como la huella, y el registro fotográfico y de video para efectuar el control de ingreso y salida de las instalaciones, y para realizar monitoreos de seguridad. 

  7. Para consultar electrónicamente los certificados de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales.

  8. Para realizar entrevistas, indagaciones y efectuar las diligencias de descargos disciplinarias, y documentarlas en medio físico o digital. 

  9. Para enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información de nómina, cuotas pendientes por libranza, y demás información corporativa. 

  10. Atender requerimientos judiciales o administrativos, y cumplir mandatos judiciales o legales.

  11. Para realizar pruebas de seguridad, tales como polígrafo, visitas domiciliarias.

  12. Para la afiliación al Sistema General de Seguridad Social y Caja de Compensación familiar.

  13. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el Titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero(a) permanente) a través de los canales o medios que LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S., establezca para tal fin u objeto. 

  14. Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el Código penal colombiano.

  15. Las demás relacionadas con el objeto social, y en especial para fines legales, contractuales y comerciales. 


  1. RESPECTO DE FAMILIARES DE LOS TRABAJADORES:  

  2. Para el tratamiento y protección de mis datos de contacto (dirección de domicilio, direcciones de correo electrónico, redes sociales, y números telefónicos).

  3. Para la afiliación al Sistema General de Seguridad Social y Caja de Compensación familiar. 


  1. RESPECTO DE SUS ACCIONISTAS

  2. Desarrollar el objeto social de LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S. conforme a sus estatutos sociales. 

  3. Para enviar comunicaciones, convocatorias a asambleas, estados financieros y para permitir el derecho de inspección.


  1. CAMBIOS EN LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS 

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la presente política de tratamiento de datos, referidos a la identificación del responsable o a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S., comunicará estos cambios al Titular antes de, o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. 


  1. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

LABORATORIO MARIA SALOMÉ S.A.S., adoptará las medidas necesarias para mantener registro o mecanismo técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. 

Las autorizaciones contenidas en documentos escritos serán entregadas a la persona delegada por la empresa, quien las escaneará y guardará las imágenes en los medios de almacenamiento electrónico o digital establecidos para tal fin. Las autorizaciones obtenidas en la página web y aplicativos, serán entregadas en medio digital a la persona encargada, quien guardará las imágenes en los medios de almacenamiento electrónico o digital establecidos para tal fin.  Las autorizaciones obtenidas en archivo de audio, video o electrónica serán entregadas a la persona delegada por la empresa, quien las guardará en los medios de almacenamiento establecidos para tal fin. 

En todo caso, las autorizaciones por los diferentes medios serán archivadas y almacenadas en los expedientes digitales y/o físicos de cada uno de los titulares de la información o de las personas jurídicas que representan. 

 

  1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA AUTORIZACIÓN

SECCIÓN III – DEL AVISO DE PRIVACIDAD


  1. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad corresponde al documento físico o electrónico por medio del cual se le da a conocer a los titulares de la información la existencia de las políticas, el objetivo de estas y las formas de acceder a ellas.


  1. CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

  2. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del Tratamiento.

  3. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.

  4. Los derechos que le asisten al Titular.

  5. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. 


  1. MEDIOS DE DIFUSIÓN DEL AVISO DE PRIVACIDAD

Para la difusión del aviso de privacidad, se utilizarán de preferencia los siguientes: 

Página web: https://www.mariasalome.com 


  1. CONSERVACIÓN DEL MODELO DE AVISO DE PRIVACIDAD

La compañía adoptará las medidas para conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilice para cumplir con el deber que tiene de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.

Esto es, si desaparecieren los mecanismos dispuestos en el numeral anterior, la compañía incluirá otros medios digitales o físicos para el almacenamiento del aviso de privacidad. Asimismo, LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999, en lo referente a:


  • Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

  • Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 

  • Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.


SECCIÓN IV – DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS



  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos tratados por LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. tienen los derechos descritos en el presente numeral en garantía de los derechos consagrados en la constitución política y la ley.   

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de estos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.


  • Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

  • Derecho de actualización: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

  • Derecho de rectificación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

  • Derecho de cancelación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a la normatividad vigente, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o bien que contractualmente hayan sido pactados en contrario de acuerdo con la finalidad respectiva y su vigencia, o bien se trate de datos cuya cancelación o supresión no es posible.

  • Derecho a la revocatoria del consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o que contractualmente no permita hacerlo en el marco de la finalidad vigente.

  • Derecho de oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., como responsable de Protección de Datos Personales, evaluará los legítimos derechos y situaciones que argumente el titular del dato personal a la luz de la normatividad vigente y tomará la decisión pertinente, que será comunicada en debida forma al titular solicitante.

  • Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuere competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., conforme lo dispone la ley 1581 de 2012. No obstante, la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad competente en materia de Protección de Datos Personales, podrá iniciar investigaciones de oficio o con ocasión de quejas presentadas por el titular del dato personal.

  • Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.


  1. DEBERES DE LOS TITULARES

  2. Suministrar información veraz y fidedigna para efectos de garantizar el cumplimiento del principio de calidad o veracidad de la información. 

  3. Mantener actualizada la información personal que LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., requiera para cumplir con las finalidades originadas en la ley, en una relación contractual o en desarrollo de su objeto social.

  4. Informar a LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., cualquier inconformidad en relación con el tratamiento de su información personal, para que esta investigue una potencial irregularidad en el cumplimiento del régimen de protección de datos personales.

  5. Poner en conocimiento de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., cualquier sospecha de violación de una medida de seguridad que pueda comprometer sus datos personales.

  6. Las demás que establezca la ley, el contrato o la relación existente con LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.

 

  1. DEBERES DE LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. 

  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Norma, copia o soporte de la respectiva autorización otorgada por el titular o evidenciar la conducta inequívoca o acción del titular que expresa esta.

  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud del consentimiento otorgado o autorización legal que habilite el tratamiento.

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

  8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

  9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento cumplir con las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del titular.

  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Norma y en la ley.

  11. Adoptar las políticas, normas, procedimientos e instructivo para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., entiende que cumple con esta obligación a través de la adopción de la Política de Privacidad, esta Norma que la desarrolla y demás instrumentos normativos que la complementan.

  12. Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  13. Informar a solicitud del titular sobre el uso realizado en relación con sus datos.

  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, lo cual deberá realizarse dentro de los quince (15) días siguientes al conocimiento que tuvo la organización de este, que corresponde al término fijado en la ley.

  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  16. Suscribir los acuerdos de confidencialidad o contratos que regulen la relación contractual o legal originada en el régimen de protección de datos personales.


SECCIÓN V - ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES


Serán aquellos terceros designados por el responsable para el tratamiento de los datos, y deberán cumplir las instrucciones impartidas por este y los deberes consagrados en la presente política. 



  1. LEGITIMACIÓN

Los titulares de los datos personales tratados por LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. podrán ejercer su derecho de habeas data por intermedio de las siguientes personas:

  • Por el titular, quien deberá acreditar su identidad aportando el documento de identificación correspondiente.

  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad, mediante el registro civil que acredite su parentesco con el titular. 

  • Representante o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento, mediante poder otorgado para tal fin.

  • Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

  1. DERECHO DE ACCESO Y CONSULTAS

LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. coloca a disposición de los titulares de los datos personales custodiados por la compañía, el correo electrónico: en el cual podrán solicitar información sobre los datos que reposan en nuestras bases de datos.

La información solicitada será suministrada por el mismo correo electrónico al cual se realizó la solicitud, y contendrá todos los datos del titular que reposen en las bases de datos. En caso en que el titular requiera alguna certificación física de la información, los gastos de envío serán a cargo de éste.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente del recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

 

  1. RECLAMOS

El Titular o las personas legitimadas que consideren que la información contenida en las bases de datos de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el presente manual, la ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias y concordantes, podrán presentar un reclamo ante LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo deberá realizarse mediante solicitud dirigida el responsable o encargado del tratamiento y deberá contener:

  • La identificación del Titular (nombre y número de identificación).

  • Copia de los documentos que acrediten la identidad o la calidad de Legitimado.

  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo: La descripción debe ser clara y precisa de los datos personales respectos de los cuales el titular o el interesado busca ejercer alguno de los derechos.

  • La dirección electrónica o medio para recibir la respuesta.

  • Los documentos soporte o que quiera hacer valer.

  1. Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.


En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado


  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.


  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término


Cuando el reclamo verse sobre la rectificación de los datos, el titular tiene la obligación de indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.


  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo y siguiendo el procedimiento descrito en el numeral 12.3 de la presente política.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocatoria del consentimiento puede darse:

  • Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular.


  • Puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como, por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.  En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

La solicitud de revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos

 

  1. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., y este haya sido resuelto o se haya cumplido el término para la atención de la solicitud sin respuesta alguna por parte de la compañía.


SECCIÓN VI - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN


  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con el principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012, LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. se reserva divulgar los procedimientos detallados de las medidas de seguridad adoptadas, sin embargo, coloca en conocimiento del titular de los datos personales las siguientes medidas generales:

  • Los funcionarios de LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. que tienen acceso a los equipos de cómputo poseen usuarios y contraseñas personales, los cuales por ningún motivo pueden ser utilizados por una persona diferente, esto con la finalidad de individualizar las acciones desarrolladas.

  • LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. utiliza medios para impedir que terceros no autorizados ingresen a las instalaciones pudiendo sustraer información física.

  • Todos los equipos utilizan copia de seguridad que permite respaldar la información almacenada.

SECCIÓN VII – DE LAS DISPOSICIONES FINALES


  1. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS

LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S. designa al Jefe de Tecnología de la Información, o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales. Esta persona, dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.  Lo anterior, se hará con el apoyo con la Gerencia de la Compañía.


  1. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o no se encuentre vigente algún producto o servicio derivado de la relación entre el Titular y LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.




  1. APROBACIÓN

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación.

 

Representante Legal

LABORATORIO MARIA SALOME S.A.S.